Pengertian Umum Arsip

Arsip adalah rekaman informasi yang dibuat dan diterima oleh suatu instansi dalam berbagai bentuk yang terekam dalam media kertas, audio, visualkomputer/elektronik dan media khusus, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan institusi dan administrasi

Naskah naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga lembaga Negara dan badan badan pemerintah dalam bentuk dan corak apapun dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan
(pasal 1a. Undang undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan ketentuan Pokok Kearsipan)

Arsip aktif adalah arsip yang frekwensi penggunaanya tinggi atau terus menerus.

Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta dan disimpan selama jangka waktu tertentu

Arsip inaktif adalah arsip yang frekwensi peggunaanya dalam penyelenggaraan kegiatan institusi mulai menurun dan telah selesai digunakan untuk pertanggungjawaban administrasi

Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi negara sehari-hari (pasal 2 b. Undangundang Nomor: 7 Tahun 19971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan).

Arsip vital adalah arsip yang keberadaanya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui, dan tidak dapat tergantikan apabila rusak atau  hilang

Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi dalam bidang Kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan atau pendidikan dan pelatihan Kearsipan sertamempunyai fungsi tugas dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan Kearsipan.

Arsip konvensional adalah arsip yang berbasis kertas

Arsip audio visual atau arsip pandang dengar adalah arsip yang dapat dilihat dan /atau didengar dengan menggunakan peralatan khusus yang memiliki bentuk fisik beraneka ragam tergantung pada media teknologi yang digunakan pada saat penciptaanya.

Daftar Pertelaan Arsip adalah daftar yang diperlukan dalam melaksanakanpenyusutan arsip berisi data yang mengidentifikasikan arsip (Surat Edaran Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor: 01/SE/1981 tentang Penanganan Arsip Inaktif sebagai Pelaksanaan Ketentuan Peralihan Peraturan Pemerintah tentang Penyusutan Arsip).

Dokumen adalah data, catatan, dan atau keterangan yang dibuat dan atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas kertasatau sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat,dibaca atau didengar (Undang-Undang Nomor 8 tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan)

Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang berisi jangka waktu simpan arsip yang sekurang-kurangnya berisi jenis arsip, jangka waktu simpan dan keterangan yang diperlukan (pasal 4 Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip). Bagi instansi yang belum memiliki Jadwal Retensi Asip pelaksanaan kegiatan mengacu pada Surat Edaran Kepala ANRI Nomor: SE/01/1981 dan SE/02/1983.

Pusat Arsip atau Records Center (RC) adalah unit yang khusus digunakan untuk menyimpan dan mengelola arsip inaktif.
Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis.

Unit Pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.